Пам’ятка організатора заходу в BRATISLAVA HOTEL KYIV

1. ПІДГОТОВКА ЗАХОДУ, ОБЛАДНАННЯ ТА МАТЕРІАЛИ ЗАМОВНИКА ЗАХОДУ НА ТЕРИТОРІЇ ГОТЕЛЮ

1.1. Готель надає Замовнику безкоштовно (за рахунок підприємства) час на монтаж та демонтаж, підготовку робочого процесу та налагодження обладнання 30 хвилин до початку заходу і  30 хвилин після його завершення. 

1.2. Додатковий час, що необхідний Замовнику для монтажу, демонтажу та підготовки залу оплачується додатково згідно діючого прейскуранту готелю.

1.3. Додаткові послуги, обладнання та інвентар готель може надати за додаткову оплату, згідно діючого прейскуранту.

1.4. Замовник має право завезти додаткове обладнання для організації заходу в готелі.

1.5. У випадку завезення обладнання в готель, за 5 (п’ять) днів до дати завезення Замовник: 
•    Узгоджує з менеджером відділу продажів можливість завезення обладнання, дата і час його завезення (визначається готелем, згідно графіку бронювання конференц-залів)
•    Надає точний опис та перелік таких матеріалів в листі на електронну пошту менеджера відділу продажів
•    Узгоджує із менеджером відділу продажів місце, умови і термін зберігання завезеного обладнання
•    Уточнює можливість підйому обладнання вантажним ліфтом або сходами готелю
•    Заповнює «ЧЕК ЛИСТ ЗАХОДУ» (див.нижче), отриманий від менеджера відділу продажів де вказує деталі заходу 
•    Надає інформацію про автомобілі, які привезуть обладнання в готель (марка, номерний знак)

1.6. Будь які додаткові декорування залу, та дії замовника що можуть призвести до необхідності додаткового прибирання узгоджуються та оплачуються додатково.

2. ЛОГІСТИКА ТА ЗБЕРІГАННЯ МАЙНА ЗАМОВНИКА НА ТЕРИТОРІЇ ГОТЕЛЮ

2.1. Для завезення обладнання,  матеріалів для заходу та доставок від третіх сторін забороняється використовувати гостьові входи та ліфти.

2.2. Для конференц-залів, що розташовані на 2 (другому) поверсі готелю використовується вантажний ліфт. Вантажопідйомність ліфту 1600 кг / 21 люд. Просимо дотримуватись правил користування вантажним ліфтом.

2.3. Якщо габарити обладнання не дозволяють скористатись вантажним ліфтом, підйом може здійснюватися за допомогою сходів, що розташовані поруч з ним.

2.4. За координацію підрядних організацій Замовника та служб доставки відповідальний сам Замовник. На всьому обладнанні та пакунках, що доставляються в комплекс, має бути зазначена назва і дата заходу, контактні дані Замовника. 

2.5. Готель не несе відповідальність за збереження та цілісність обладнання та матеріальних цінностей під час доставки, монтажу та демонтажу, а також за матеріальні цінності, що не передані готелю на зберігання в багажну кімнату готелю.

2.6. Забороняється залишати обладнання та пакунки у гостьових зонах – це може перешкоджати руху в коридорах, які водночас є шляхами евакуації (вільний простір ширини коридору має бути не менше 90см)

2.7. Під час монтажу всі важкі конструкції (ферми, сцена, декоративні елементи та ін.) встановлюються на підкладні матеріали, щоб не нанести шкоди підлозі та іншому майну Готелю. Відповідальним за дотримання цього правила є Замовник.

3. ПРОВЕДЕННЯ ЗАХОДІВ НА ТЕРИТОРІЇ ГОТЕЛЮ

3.1. До вартості оренди залів готелю додатково нараховується 10% сервісного збору за кожен день оренди.

3.2. Готель пропонує розстановку меблів у залах згідно побажання замовника 1 (один) раз за весь період проведення заходу. Додаткова розстановка меблів на запит Замовника виконується готелем за додаткову оплату згідно діючого прейскуранту послуг.

3.3. НА ТЕРИТОРІЇ ГОТЕЛЮ ЗАБОРОНЯЄТЬСЯ:  

•    приносити і зберігати в конференц-залі вогненебезпечні та легкозаймисті матеріали, отруйні, сильнодіючі речовини;
•    самостійно, без попереднього узгодження із представником готелю, використовувати або пересувати меблі готелю, якщо це не погоджено та не зазначено в документі «ЧЕК ЛИСТ ЗАХОДУ»  
•    використовувати обладнання і оснащення конференц-залу не за призначенням; 
•    завозити та вживати спиртні напої і продукти харчування;  
•    палити в приміщеннях готелю та конференц-залу (окрім відведених для цього місць); 
•    клеїти або прикріплювати будь-які матеріали на стіни конференц-залу без узгодження з Готелем;   
•    приводити / приносити тварин; 
•    включати посилення звуку в конференц-залі, заважати проведенню заходів в сусідніх конференц-залах.

4. ЗАВЕРШЕННЯ ЗАХОДУ ЗАМОВНИКА 

4.1. Після завершення заходу Замовник залишає конференц-зал, пересвідчившись, що всі меблі та обладнання, оздоблення залу справне та не має пошкоджень.

4.2. Готель, перевіряє зал після завершення заходу та пересвідчується, що все гаразд та відповідає належному стану залу. За перевірку залу відповідальний конференц-менеджер готелю. За запитом замовника та за можливості, конференц-менеджер перевіряє зал у присутності самого Замовника.

4.3. У разі наявності пошкоджень нанесенні шкоди майну готелю та потреби у додатковому прибиранні готель залишає за собою право виставити рахунок Замовнику згідно діючого прейскуранту готелю. 

5. ІНШІ ПРАВИЛА ТА УМОВИ

5.1. Замовник зобов'язаний дотримуватися правил пожежної безпеки та санітарних норм, а також Правил надання готельних послуг та користування ними.

5.2. У разі виникнення задимлення, загорання, пожежі учасники заходу зобов'язані негайно покинути приміщення згідно з Планом евакуації.   

5.3. Після закінчення конференції Замовник повинен сповістити конференц-менеджера або представника відділу продажів готелю про звільнення залу. 

5.4. Звукове обладнання в орендованому приміщенні не повинно заважати проводити заходи в суміжних залах. Максимально допустимі параметри -  децибел (40 дБА). Якщо звукове обладнання перевищує дані норми, Замовник повинен узгодити з Готелем додаткові умови. У разі недотримання норм та правил, Готель залишає за собою право самостійно  прийняти міри щодо зменшення рівня звуку до норми.

5.5. Замовник несе відповідальність за збитки, спричинені Готелю, його майну, працівникам, третім особам діями/бездіяльністю Замовника, його працівників, фізичних осіб, третіми особами, які відвідували Захід Замовника до початку, під час та/або після закінчення Заходу. 

5.6. Замовник несе повну відповідальність за сплату вартості додаткової чистки чи ремонту, спричиненого підрядниками (третіми особами) під час монтажу та демонтажу обладнання, під час заходу. Суму збитків визначає комісія Готелю у присутності Замовника та фіксує у протоколі. Такий протокол складається технічними службами Виконавця у довільній формі.