Памятка организатора мероприятия в BRATISLAVA HOTEL KYIV

1. Подготовка МЕРОПРИЯТИЯ, ОБОРУДОВАНИЕ И МАТЕРИАЛЫ ЗАКАЗЧИКА МЕРОПРИЯТИЯ НА ТЕРРИТОРИИ ОТЕЛЯ:

1.1. Отель предоставляет Заказчику бесплатно (за счет предприятия) время на монтаж и демонтаж, подготовку рабочего процесса и наладку оборудования 30 минут до начала мероприятия и 30 минут после его завершения.

1.2. Дополнительный время, необходимое Заказчику для монтажа, демонтажа и подготовки зала оплачивается дополнительно согласно действующему прейскуранту отеля.

1.3. Дополнительные услуги, оборудование и инвентарь отель может предоставить за дополнительную плату, согласно действующему прейскуранту.

1.4. Заказчик имеет право завезти оборудование для организации мероприятия в отеле.

1.5. В случае завоза оборудования в отель, за 5 (пять) дней до даты завоза Заказчик:
• согласовывает с менеджером отдела продаж возможность завоза оборудования, дата и время его завоз (определяется отелем, согласно графику бронирования конференц-залов)
• Предоставляет точное описание и перечень таких материалов в письме на электронную почту менеджера отдела продаж
• согласовывает с менеджером отдела продаж место, условия и срок хранения завезенного оборудования
• уточняет возможность подъема оборудования грузовым лифтом или лестницей отеля
• Заполнение «ЧЕК ПИСЬМО ЗАПАДА» (см.ниже), полученный от менеджера отдела продаж где указывает детали мероприятия
• Предоставляет информацию об автомобилях, которые привезут оборудования в отель (марка, номерной знак)

1.6. Любые дополнительные декорирование зала и действия заказчика которые могут привести к необходимости дополнительной уборки согласовываются и оплачиваются дополнительно

2. ЛОГИСТИКА И ХРАНЕНИЕ ИМУЩЕСТВА ЗАКАЗЧИКА НА ТЕРРИТОРИИ ОТЕЛЯ

2.1. Для завоза оборудования, материалов для мероприятия и поставок от третьих сторон запрещается использовать гостевые входы и лифты.

2.2. Для конференц-залов, расположенных на 2 (втором) этаже отеля используется грузовой лифт. Грузоподъемность лифта 1600 кг / 21 чел. Просим соблюдать правила пользования грузовым лифтом.

2.3. Если габариты оборудования не позволяют воспользоваться грузовым лифтом, подъем может осуществляться с помощью лестницы, расположенные рядом с ним.

2.4. За координацию подрядных организаций Заказчика и служб доставки ответственный сам Заказчик. На всем оборудовании и пакетах, доставляемых в комплекс, должно быть указано название и дата мероприятия, контактные данные Заказчика.

2.5. Отель не несет ответственность за сохранность и целостность оборудования и материальных ценностей при доставке, монтажу и демонтажу, а также за материальные ценности, которые не переданы гостинице на хранение в багажную комнату отеля.

2.6. Запрещается оставлять оборудование и пакеты в гостевых зонах - это может препятствовать движению в коридорах, которые одновременно являются путями эвакуации (свободное пространство ширины коридора должно быть не менее 90см)

2.7. При монтаже все важные конструкции (фермы, сцена, декоративные элементы и др.) Устанавливаются на подкладные материалы, чтобы не нанести вреда полу и другому имуществу отеля. Ответственным за соблюдение этого правила есть Заказчик.

3. ПРОВЕДЕНИЕ МЕРОПРИЯТИЙ НА ТЕРРИТОРИИ ОТЕЛЯ

3.1. В стоимость аренды залов отеля дополнительно начисляется 10% сервисного сбора за каждый день аренды.

3.2. Отель предлагает расстановку мебели в залах согласно пожелания заказчика 1 (один) раз за весь период проведения мероприятия. Дополнительная расстановка мебели на запрос Заказчика выполняется отелем за дополнительную плату согласно действующему прейскуранту услуг.

3.3. НА ТЕРРИТОРИИ ОТЕЛЯ ЗАПРЕЩАЕТСЯ:

• приносить и хранить в конференц-зале огнеопасные и легковоспламеняющиеся материалы, ядовитые, сильнодействующие вещества;
• самостоятельно, без предварительного согласования с представителем отеля, использовать или передвигать мебель отеля, если это не согласовано и не указано в документе «ЧЕК ПИСЬМО ЗАПАДА»
• использовать оборудование и оснащение конференц-зала не по назначению;
• завозить и употреблять спиртные напитки и продукты питания;
• курить в помещениях гостиницы и конференц-зала (кроме отведенных для этого мест);
• клеить или прикреплять любые материалы на стены конференц-зала без согласования с отелем;
• приводить / приносить животных;
• включать усиление звука в конференц-зале, мешать проведению мероприятий в соседних конференц-залах.

4. Завершение ЗАПАДА ЗАКАЗЧИКА

4.1. После завершения мероприятия Заказчик оставляет конференц-зал, убедившись, что вся мебель и оборудование, отделка зала исправное и не имеет повреждений.

4.2. Отель, проверяет зал после завершения мероприятия и убеждается, что все хорошо и соответствует должному состоянию зала. За проверку зала ответственный конференц-менеджер отеля. По запросу заказчика и по возможности конференц-менеджер проверяет зал в присутствии самого Заказчика.

4.3. При наличии повреждений нанесении вреда имуществу гостиницы и потребности в дополнительном уборке отель оставляет за собой право выставить счет Заказчику согласно действующему прейскуранту отеля.

5. ДРУГИЕ ПРАВИЛА И УСЛОВИЯ:

5.1. Заказчик обязан соблюдать правила пожарной безопасности и санитарных норм, а также Правил предоставления гостиничных услуг пользования ими.

5.2. В случае возникновения задымления, возгорания, пожара участники мероприятия обязаны немедленно покинуть помещение согласно Плану эвакуации.

5.3. После окончания конференции Заказчик должен известить конференц-менеджера или представителя отдела продаж отеля об увольнении зала.

5.4. Звуковое оборудование в арендованном помещении не должно мешать проводить мероприятия в смежных залах. Максимально допустимые параметры - децибел (40 дБА). Если звуковое оборудование превышает данные нормы, Заказчик должен согласовать с отелем дополнительные условия. В случае несоблюдения норм и правил, Отель оставляет за собой право самостоятельно принять меры по уменьшению уровня звука в норму.

5.5. Заказчик несет ответственность за убытки Гостиницы, его имуществу, работникам, третьим лицам действиями / бездействием Заказчика, его работников, физических лиц, третьими лицами, посещали Запад Заказчика до начала, во время и / или после окончания Запада.

5.6. Заказчик несет полную ответственность за уплату стоимости дополнительной чистки или ремонта, вызванного подрядчиками (третьими лицами) при монтаже и демонтаже оборудования, во время мероприятия. Сумму ущерба определяет комиссия Гостиницы в присутствии Заказчика и фиксирует в протоколе. Такой протокол составляется техническими службами Исполнителя в произвольной форме.